21世纪什么最值钱？当然是企业的商业机密最具价值！在这个数字化时代，数字化文档安全就成了企业关注的重点。具据日本网络安全协会披露的安全事故调查报告书中显示，55.5％的信息安全是由纸张引起的信息泄露。而传统型的打印机、复印机系 统，则成为数字文档泄密的源头。如何能在源头杜绝公司重要机密的安全，就成了、政府部门、军事单位和创新型企业不得不面对的问题。而且，打印机、复印机的 普及，也为众多企业带来大量的浪费，面对日益增长的办公成本，如何控制办公运营成本，也成了企业管理人员最为头疼的问题。
作为全球知名的办公设备研发企业，京瓷复合机，为用户带来智能化的办公安全、成本控制解决方案，用户可以通过对复合机使用者授权，来完成智能化文档输出管理模式，这不仅杜绝了随意打印、复印造成的泄密问题，也进一步控制了企业办公成本。
根据国内知名媒体调查显示，企业机密泄露主要是以下行为造成，打印、复印设备无法管控，外来人员随意输出重要文件、传真机自动接收传真件，无人值守等。而近年来国内外大型企业，因为企业泄密造成了重大的经济损失，更甚至是难以估量、无法挽回的市场损失。
京瓷最新推出的京瓷文档管理系统，能够将办公设备结合到企业的门禁系统方案，使用现有的门禁卡、考勤卡就可以实现对数码复合机的管理，不需要额外的IC卡购买。通过IC卡授权方式，来对复合机使用进行最高限度的管理。
外来人员，在没有IC卡授权的情况下，无法使用复合机设备进行文档打印、复印，有效解决复合机设备难以管理的问题。并且，对于企业内部职工，通过IC卡 授权，可以对复合机功、打印数量等方面进行管理，在文档输出之前，打印者必须刷卡后才能得到纸质文档，有效防止因为遗忘打印件，引发的无意识泄密问题。
当然，京瓷京瓷文档管理系统不仅仅只为用户解决了文档安全问题，还为企业解决了无必要输出问题。企业IT部门，利用京瓷京瓷文档管理系统的IC卡内部授 权功能，可以按照部门、个人等方式，对复合机使用者进行细分授权，限定如“打印（复印）数量”、“打印（复印）功能”甚至可以对复合机使用者进行彩色打印 授权和黑白打印授权等细分，在保证用户的正常使用情况下，减少了复合机因为无法管控，带来的企业运营成本增加。
对于用户来说，如此多的 功能化限制是不是会导致复合机使用变得更加复杂而难以操作了呢？其实不然，京瓷京瓷文档管理系统是硬件与软件的完美结合，为用户提供完善、全面的系统维护 服务。而且管理员可以通过WEB页面查看设备实时工作状态，通过查询功能与报表分析优化设备使用效率及配置。 对于复合机使用者来说，通过京瓷京瓷文档管理系统，可以方便的就近选择任意一台联网的复合机设备，轻松刷卡即通过身份验证，就近输出打印服务器上该文件，不但减少浪费在缺纸或缺粉设备上的时间，更加提高用户的工作效率和文档输出的安全性。
